Logo

คู่มือการใช้งานระบบสัญญายืมเงินและเบิกล้างเงินยืม

วิทยาลัยอาชีวศึกษามหาสารคาม (งานศูนย์ดิจิทัลและสื่อสารองค์กร)

📖 คู่มือการใช้งานระบบแบบละเอียด

คำแนะนำขั้นตอนการทำสัญญายืมเงิน (แบบ 8500), บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว และใบเบิกล้างเงินยืม (แบบ 8708)

🏠 ไปหน้าสร้างใบยืมเงิน

🔍 ค้นหาหัวข้อในคู่มือ

พิมพ์คำสำคัญ เช่น เบี้ยเลี้ยง, ที่พัก, รถยนต์ส่วนตัว, แท็กซี่, แบบ 8708, บท.111, ตั้งค่าพิมพ์...

🔎
📑 สารบัญคู่มือ
1. ภาพรวมและขั้นตอนการทำงานของระบบ (System Workflow)

ระบบสัญญายืมเงินและเบิกล้างเงินยืม (เดินทางไปราชการ) พัฒนาขึ้นสำหรับบุคลากร วิทยาลัยอาชีวศึกษามหาสารคาม เพื่ออำนวยความสะดวกในการคำนวณค่าใช้จ่ายเดินทางไปราชการ แปลงตัวเลขเป็นเลขไทยและตัวอักษรบาทถ้วน พร้อมจัดหน้าเอกสารราชการมาตรฐานให้อัตโนมัติครบทุกแบบฟอร์ม

📝
ขั้นที่ 1: สร้างสัญญายืมเงิน

กรอกข้อมูลผู้ยืม คณะเดินทาง เบี้ยเลี้ยง ที่พัก พาหนะ และค่าน้ำมันที่หน้า สร้างใบยืมเงิน

🖨️
ขั้นที่ 2: พิมพ์ใบยืม & บันทึกใช้รถ

ระบบออก แบบ 8500 (3 หน้า) และ บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว ทันที

🧾
ขั้นที่ 3: ทำใบเบิกล้างเงินยืม

หลังกลับจากราชการ ไปที่เมนู ใบเบิกล้างเงินยืม เลือกสัญญาเดิมเพื่อกรอกวัน-เวลาเดินทางจริง

📄
ขั้นที่ 4: พิมพ์ชุดเบิกล้าง (8708)

พิมพ์ชุดเอกสารล้างเงินยืมครบชุด (แบบ 8708, หลักฐานการจ่าย, ใบรับรองที่พัก, บท.111, ใบสำคัญรับเงิน)

💡 จุดเด่นของระบบ: ข้อมูลที่กรอกในสัญญายืมเงินครั้งแรกจะถูกดึงไปใช้ต่อในหน้า บันทึกขอใช้รถยนต์ส่วนตัว และ ใบเบิกล้างเงินยืม (แบบ 8708) โดยไม่ต้องพิมพ์รายชื่อคณะผู้เดินทางหรือรายการค่าใช้จ่ายซ้ำใหม่ทั้งหมด
2. การสร้างสัญญายืมเงิน (แบบ 8500)

คลิกที่เมนู 🏠 สร้างใบยืมเงิน บนแถบเมนูด้านบน ระบบจะแสดงแบบฟอร์มแบ่งออกเป็นส่วนๆ ดังนี้:

1
ส่วนข้อมูลทั่วไปของผู้ยืมและการเดินทาง
ช่องข้อมูล คำอธิบายและวิธีการกรอก
ข้าพเจ้า (ชื่อผู้ยืม) ระบุคำนำหน้า ชื่อ-นามสกุล ของผู้ยืมเงิน (เช่น นายสมชาย ใจดี)
ตำแหน่ง และ วิทยฐานะ เลือกตำแหน่งหลักจากรายการ:
  • หากเลือก ผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ หรือ ครู ระบบจะแสดงช่อง เลือกวิทยฐานะ เพิ่มเติม (เช่น เชี่ยวชาญพิเศษ, ชำนาญการพิเศษ, ชำนาญการ, ครู, ครูผู้ช่วย) ซึ่งต้องเลือกให้ครบ
  • ตำแหน่งอื่นๆ เช่น พนักงานราชการครู, พนักงานราชการ, ลูกจ้างประจำ, ครูพิเศษสอน, เจ้าหน้าที่, นักเรียน นักศึกษา ไม่ต้องเลือกวิทยฐานะ
เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการ ระบุวัตถุประสงค์/ชื่องาน/โครงการที่ไปราชการ (เช่น เข้าร่วมประชุมวิชาการองค์การนักวิชาชีพในอนาคตแห่งประเทศไทย)
ณ (สถานที่) ระบุสถานที่จัดงาน หรือโรงแรมที่พัก (เช่น โรงแรมตักสิลา จังหวัดมหาสารคาม)
* เคล็ดลับ: หากชื่อสถานที่มีคำว่า "โรงแรม" หรือ "รีสอร์ท" ระบบจะติ๊กช่อง "โรงแรมที่พัก" ในใบรายละเอียดการเดินทาง (หน้า 4 ของชุดเบิกล้าง) ให้อัตโนมัติ
วันที่เริ่มต้น - สิ้นสุด เลือกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดการเดินทางไปราชการจากปฏิทิน
จังหวัดต้นทาง - ปลายทาง ระบุชื่อจังหวัดต้นทาง (เช่น มหาสารคาม) และจังหวัดปลายทาง (เช่น กรุงเทพมหานคร หรือ ขอนแก่น)
2
ตารางรายชื่อผู้เดินทาง (ส่วนที่ 1: ค่าเบี้ยเลี้ยง และ ส่วนที่ 2: ค่าที่พัก)

บันทึกข้อมูลผู้เดินทางทุกคน (รวมตัวผู้ยืมด้วย โดยแนะนำให้ใส่ชื่อผู้ยืมเป็นลำดับที่ 1)

  • การเพิ่ม/ลบแถว: กดปุ่ม ➕ เพิ่มผู้เดินทาง เพื่อเพิ่มรายชื่อ และกดปุ่ม 🗑️ ลบ หากต้องการนำรายชื่อออก
  • การเลือกตำแหน่ง: เมื่อเลือกตำแหน่งในแต่ละแถว ระบบจะดึง อัตราเบี้ยเลี้ยง/วัน และ อัตราค่าที่พัก/วัน มาใส่ให้อัตโนมัติทันที
  • การกรอกจำนวนวันเบี้ยเลี้ยง (ส่วนที่ 1): แบ่งออกเป็น 3 ช่องตามสัดส่วนการเดินทาง:
    • เต็ม (วัน): ได้รับอัตราเต็ม 100% ของอัตราเบี้ยเลี้ยง
    • 2/3 (วัน): ได้รับอัตรา 2 ใน 3 ของอัตราเบี้ยเลี้ยง (ระบบปัดเศษทศนิยมลงอัตโนมัติ)
    • 1/3 (วัน): ได้รับอัตรา 1 ใน 3 ของอัตราเบี้ยเลี้ยง
  • การกรอกจำนวนวันค่าที่พัก (ส่วนที่ 2): ระบุจำนวนคืนที่เข้าพักในช่อง จำนวนวัน (หากไม่เบิกค่าที่พักให้ใส่ 0)
3
ส่วนที่ 3: ค่าพาหนะในการเดินทาง

สามารถเพิ่มได้หลายช่วงการเดินทางโดยกดปุ่ม ➕ เพิ่มช่วงการเดินทาง (หากเดินทางด้วยรถยนต์ส่วนตัวและเบิกค่าน้ำมันในส่วนที่ 4 แล้ว ไม่ต้องระบุส่วนนี้ก็ได้)

  • ประเภทพาหนะที่รองรับ:
    • รถรับจ้าง / รถสามล้อ (50 บาท/คน) — ระบบล็อกราคาที่ 50 บาท/เที่ยว และคูณจำนวนผู้เดินทางทุกคนให้อัตโนมัติ
    • รถแท็กซี่ (เหมาจ่าย 200 บาท - เฉพาะผู้ยืม) — ระบบล็อกราคาที่ 200 บาท/เที่ยว และ คิดเฉพาะผู้ยืม 1 คนเท่านั้น (ไม่คูณจำนวนคนในคณะ)
    • รถโดยสารประจำทาง, รถไฟ, เครื่องบิน หรือ อื่นๆ (ระบุ) — กรอกราคาต่อคน ระบบจะคูณจำนวนผู้เดินทางทุกคนในตารางให้อัตโนมัติ
  • จาก (ต้นทาง) - ถึง (ปลายทาง): ระบุจุดเริ่มต้นและจุดหมายของแต่ละช่วง (เช่น จาก วิทยาลัยอาชีวศึกษามหาสารคาม ถึง บขส.มหาสารคาม)
  • สวิตช์ ไป-กลับ (x2): หากเปิดสวิตช์ไว้ (ค่าเริ่มต้น) ระบบจะคูณ 2 เที่ยว (ไป-กลับ) ให้ทันที หากเป็นเที่ยวเดียวให้ปิดสวิตช์ออก
4
ส่วนที่ 4: ค่าใช้จ่ายอื่นๆ (น้ำมันเชื้อเพลิง / ค่าลงทะเบียน / อื่นๆ)
  • 1. ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง:
    • กรอก ระยะทาง (กม.) (หากไม่ใช้รถยนต์ส่วนตัวให้ใส่ 0)
    • ติ๊ก ไป-กลับ (x2) หากต้องการให้คูณระยะทางไป-กลับ
    • ระบุ จำนวนรถ (คัน)
    • ช่องระบุทะเบียนรถยนต์อัตโนมัติ: ทันทีที่กรอกระยะทางมากกว่า 0 กม. ระบบจะแสดงช่องให้กรอก ทะเบียนรถยนต์ ตามจำนวนคันที่ระบุ เพื่อนำไปใช้สร้าง บันทึกข้อความขอใช้รถยนต์ส่วนตัว และ ใบสำคัญรับเงิน
  • 2. ค่าลงทะเบียน: กรอกจำนวนเงิน บาท/คน ระบบจะคูณจำนวนผู้เดินทางทั้งหมดในตารางให้อัตโนมัติ
  • 3. ค่าใช้จ่ายอื่นๆ: ระบุรายละเอียด (เช่น ค่าทางด่วน, ค่าจอดรถ) และระบุจำนวนเงินรวมเป็นบาท
5
การเลือกผู้อนุมัติและบันทึกข้อมูล
  • ตรวจสอบยอดรวมในกล่องสรุปยอดเงิน (รวมค่าเบี้ยเลี้ยง, รวมค่าที่พัก, รวมค่าพาหนะ, รวมค่าใช้จ่ายอื่นๆ และรวมเงินทั้งสิ้น)
  • เลือก รองผู้อำนวยการฝ่ายบริหารทรัพยากร (ผู้ตรวจสอบ) และ ผู้อนุมัติ (ผู้อำนวยการ หรือผู้รักษาราชการแทน) จากรายการ Dropdown
  • กดปุ่ม บันทึกข้อมูลสัญญายืมเงิน ระบบจะบันทึกข้อมูลลงฐานข้อมูลและเปิดหน้าพิมพ์สัญญายืมเงิน (แบบ 8500) ในแท็บใหม่ทันที
3. เกณฑ์อัตราเบิกจ่ายและสูตรการคำนวณอัตโนมัติ
📊 ตารางอัตราค่าเบี้ยเลี้ยงและค่าที่พักตามตำแหน่งมาตรฐานในระบบ
กลุ่มตำแหน่ง อัตราค่าเบี้ยเลี้ยง (บาท/วัน) อัตราค่าเช่าที่พักเหมาจ่าย (บาท/คืน) หมายเหตุ
ผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ, ครู, พนักงานราชการครู, พนักงานราชการ, ลูกจ้างประจำ 240 บาท 600 บาท เต็มวัน = 240 | 2/3 วัน = 160 | 1/3 วัน = 80
ครูพิเศษสอน 210 บาท 400 บาท เต็มวัน = 210 | 2/3 วัน = 140 | 1/3 วัน = 70
เจ้าหน้าที่ 180 บาท 400 บาท เต็มวัน = 180 | 2/3 วัน = 120 | 1/3 วัน = 60
นักเรียน นักศึกษา (กรณีเดินทาง 1 คน) 180 บาท 400 บาท กรณีมีนักเรียน/นักศึกษาเพียง 1 คนในตาราง
นักเรียน นักศึกษา (กรณีเดินทางตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป) 180 บาท 200 บาท ระบบปรับลดอัตโนมัติ: เมื่อเพิ่มตำแหน่ง "นักเรียน นักศึกษา" มากกว่า 1 คน ค่าที่พักจะปรับเป็น 200 บาท/คน/คืน ทันที
🧮 สูตรการคำนวณเงินของระบบ
1. ค่าเบี้ยเลี้ยงต่อคน
(อัตรา × วันเต็ม) + (⌊อัตรา×2/3⌋ × วัน2/3) + (⌊อัตรา/3⌋ × วัน1/3) คำนวณแยกตามรายบุคคลแล้วนำมารวมกัน
2. ค่าเช่าที่พักต่อคน
อัตราค่าที่พัก × จำนวนคืนที่เข้าพัก คำนวณแยกตามรายบุคคลแล้วนำมารวมกัน
3. ค่าน้ำมันเชื้อเพลิงรถยนต์ส่วนตัว
ระยะทาง (กม.) × อัตราน้ำมัน (4 บาท) × (ไป-กลับ = 2) × จำนวนคัน อัตราเริ่มต้นกิโลเมตรละ 4 บาท (Admin ปรับเปลี่ยนได้)
4. ค่าพาหนะและค่าลงทะเบียน
ราคาต่อคน × (ไป-กลับ = 2) × จำนวนผู้เดินทางทั้งหมด ยกเว้น "รถแท็กซี่" จะคิดเฉพาะผู้ยืม 1 คน (200 × ไป-กลับ)
4. การพิมพ์สัญญายืมเงิน (แบบ 8500) และบันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว
📄 1. สัญญายืมเงิน (print.php)

เปิดขึ้นอัตโนมัติหลังกดบันทึกใบยืม หรือกดปุ่ม ดูใบยืม ในหน้าใบเบิกล้างเงินยืม

  • หน้าที่ 1: สัญญายืมเงิน (แบบ 8500) แสดงชื่อผู้ยืม ตำแหน่ง วัตถุประสงค์ รายการยืมสรุป วันครบกำหนดส่งคืน และช่องลงนามผู้ยืม/ผู้อนุมัติ/ผู้รับเงิน
  • หน้าที่ 2: ตารางรายการส่งใช้เงินยืม (ด้านหลังสัญญา)
  • หน้าที่ 3: ประมาณการค่าใช้จ่ายในการเดินทาง แสดงรายละเอียดการคำนวณค่าพาหนะ ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก และค่าใช้จ่ายอื่นๆ พร้อมย่อคำยาวให้อัตโนมัติ (เช่น วอศ., บขส., กทม.) และแปลงเป็นเลขไทยทั้งหมด
🚗 2. บันทึกขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัว (print_fuel_memo.php)

แสดงปุ่ม 📄 บันทึกใช้รถ เฉพาะสัญญาที่มีการกรอกค่าน้ำมันเชื้อเพลิง

  • แก้ไขข้อความบนหน้ากระดาษได้โดยตรง: ช่องที่มีเส้นประหรือขอบสีฟ้า (เช่น เลขที่หนังสือ, วันที่, อ้างถึงหนังสือ/คำสั่ง, ทะเบียนรถ) สามารถคลิกเพื่อพิมพ์แก้ไขหรือเพิ่มเติมข้อความบนหน้าเว็บได้ทันทีก่อนสั่งพิมพ์
  • เพิ่ม/ลดทะเบียนรถได้: หากต้องการแก้ไขทะเบียนรถ สามารถคลิกแก้ที่บรรทัดทะเบียนรถได้เลย
  • เปลี่ยนชื่อผู้บริหารได้: คลิกที่ชื่อรองผู้อำนวยการ หรือผู้อำนวยการด้านล่างของบันทึกเพื่อเปลี่ยนรายชื่อจาก Dropdown ได้ทันที
5. การค้นหา แก้ไข และจัดการรายการสัญญายืมเงิน

ไปที่เมนู 📄 ใบเบิกล้างเงินยืม บนแถบเมนูด้านบน จะแสดงตารางรายการสัญญายืมเงินทั้งหมดในระบบ เรียงจากรายการล่าสุด:

ปุ่มจัดการ / สถานะ หน้าที่การทำงาน
ยังไม่ล้าง / ล้างแล้ว แสดงสถานะว่าสัญญายืมเงินฉบับนี้ได้มีการบันทึกข้อมูลใบเบิกล้างเงินยืมแล้วหรือไม่
ทำใบเบิกล้าง เข้าสู่หน้าฟอร์มกรอกข้อมูลใบเบิกล้างเงินยืม (แบบ 8708) ของสัญญานั้น (หากเคยทำไปแล้วสามารถกดเข้าไปแก้ไขและพิมพ์ซ้ำได้)
ดูใบยืม เปิดหน้าพิมพ์สัญญายืมเงิน (แบบ 8500) ทั้ง 3 หน้าขึ้นมาดูหรือสั่งพิมพ์ใหม่
📄 บันทึกใช้รถ (แสดงเฉพาะรายการที่มีค่าน้ำมัน) เปิดหน้าพิมพ์บันทึกข้อความขออนุญาตใช้รถยนต์ส่วนตัวเดินทางไปราชการ
✏️ แก้ไข กลับไปยังหน้าฟอร์มสร้างใบยืมเงินพร้อมดึงข้อมูลเดิมทั้งหมดขึ้นมาแก้ไข แล้วกด 📝 อัปเดตสัญญายืมเงิน
🗑️ ลบ (เฉพาะสิทธิ์ Admin) ลบสัญญายืมเงินและข้อมูลการล้างเงินยืมที่เกี่ยวข้อง (สามารถติ๊กถูกหลายรายการแล้วกด ลบรายการที่เลือก ได้)

💡 การค้นหา: สามารถพิมพ์ ชื่อผู้ยืม, หัวข้อวัตถุประสงค์, รหัส ID หรือเลขที่เอกสาร ลงในช่องค้นหาแล้วกดปุ่ม 🔍 ค้นหา ได้ทันที

6. การทำใบเบิกล้างเงินยืม (แบบ 8708)

เมื่อคลิกปุ่ม ทำใบเบิกล้าง จากหน้ารายการ ระบบจะพามาที่หน้าฟอร์มเบิกล้างเงินยืม (clearing_form.php) โดยมีขั้นตอนการกรอกดังนี้:

1
ข้อมูลการเดินทางและคำสั่งอนุมัติ (สำหรับหน้า 1 แบบ 8708)
  • ตามคำสั่ง / บันทึก ที่ และ ลงวันที่: ระบุเลขที่คำสั่งอนุมัติไปราชการ (เช่น 1462/2568) และวันที่ของคำสั่ง
  • ทะเบียนรถยนต์ และ ผู้เบิกค่าน้ำมัน (กรณีมีค่าน้ำมัน):
    • ระบุทะเบียนรถยนต์แต่ละคัน และเลือก ผู้เบิกค่าน้ำมัน (เจ้าของรถ) จากรายชื่อผู้เดินทาง
    • ระบบจะนำชื่อเจ้าของรถแต่ละคันไปสร้าง ใบสำคัญรับเงินค่าน้ำมัน แยกตามคัน และลงยอดเงินในตารางหลักฐานการจ่าย (หน้า 3) ให้ตรงกับเจ้าของรถโดยอัตโนมัติ
  • โดยออกเดินทางจาก / และกลับถึง: เลือกจุดออกเดินทางและจุดกลับถึง (บ้านพัก, สำนักงาน หรือ ประเทศไทย) พร้อมระบุ วันที่และเวลาขาไป-ขากลับ (เช่น 06.00 และ 18.00) ระบบจะคำนวณจำนวนวันและชั่วโมงไปราชการให้อัตโนมัติ
  • จำนวนหลักฐานการจ่ายที่ส่งมาด้วย (ฉบับ): ระบุจำนวนฉบับของใบเสร็จ/หลักฐานที่แนบ
2
ข้อมูลที่พักและที่อยู่ (แสดงเฉพาะผู้ที่ต้องใช้ที่อยู่ในใบรับรอง/ใบสำคัญรับเงิน)
  • ระบบจะแสดงกล่องกรอกที่อยู่ (บ้านเลขที่, หมู่, ซอย, ถนน, ตำบล, อำเภอ, จังหวัด, รหัสไปรษณีย์) เฉพาะผู้เดินทางที่มีการเบิกค่าที่พัก, ค่าพาหนะ หรือเป็นผู้เบิกค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนตัว
  • ระบบช่วยกรอกที่อยู่อัตโนมัติ (Thailand Auto-complete): เพียงพิมพ์ชื่อ ตำบล, อำเภอ, จังหวัด หรือ รหัสไปรษณีย์ ช่องใดช่องหนึ่ง ระบบจะมีรายการขึ้นมาให้คลิกเลือก และจะเติมข้อมูลทั้ง 4 ช่องให้ครบอัตโนมัติ
3
กรอกค่าใช้จ่ายจริงและการเคลียร์เงิน
  • ระบุ วันที่ทำใบเบิกล้าง และ ยอดเงินที่ใช้จ่ายจริง (บาท) (ค่าเริ่มต้นระบบจะใส่ยอดเท่ากับยอดเงินยืมไว้ให้)
  • หากยอดใช้จ่ายจริงไม่เท่ากับยอดเงินยืม ระบบจะคำนวณ เงินที่ต้องคืน (ยืมเกิน) หรือ เงินที่ต้องเบิกเพิ่ม (ยืมไม่พอ) ให้อัตโนมัติ
  • กดปุ่ม บันทึกใบเบิกล้างเงินยืม เพื่อบันทึกข้อมูลและเปิดหน้าชุดเอกสารเบิกล้าง (clearing_print.php)
7. รายละเอียดชุดเอกสารเบิกล้างเงินยืม (clearing_print.php) และการแก้ไขบนหน้าพิมพ์

เมื่อบันทึกใบเบิกล้างเงินยืม ระบบจะสร้างชุดเอกสารราชการครบชุดในหน้าเดียว โดยจะแสดงเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องกับรายการเบิกจ่ายของสัญญานั้นๆ ดังนี้:

ลำดับเอกสาร ชื่อแบบฟอร์มเอกสาร เงื่อนไขการแสดงผลและรายละเอียด
หน้าที่ 1 ใบเบิกค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ (แบบ 8708 - ส่วนที่ 1 ด้านหน้า) แสดงทุกครั้ง — สรุปเลขที่คำสั่ง วันเวลาเดินทาง จำนวนวัน/ชั่วโมง ยอดเบิกเบี้ยเลี้ยง ที่พัก พาหนะ ค่าใช้จ่ายอื่น และยอดรวมตัวอักษร
หน้าที่ 2 การอนุมัติและใบรับเงิน (แบบ 8708 - ส่วนที่ 1 ด้านหลัง) แสดงทุกครั้ง — ส่วนตรวจสอบและอนุมัติให้จ่ายได้ (สามารถคลิกเปลี่ยนชื่อรองผู้อำนวยการและผู้อำนวยการได้บนหน้ากระดาษ)
หน้าที่ 3 หลักฐานการจ่ายค่าเดินทางไปราชการ (แบบ 8708 - ส่วนที่ 2 แนวนอน) แสดงทุกครั้ง — ตารางแนวนอนสรุปรายชื่อคณะเดินทาง (รองรับสูงสุด 13 คน/หน้า หากเกินจะขึ้นหน้าใหม่ให้อัตโนมัติ) พร้อมแยกยอดเบี้ยเลี้ยง ที่พัก พาหนะ และค่าน้ำมันตามเจ้าของรถ
หน้าที่ 4 รายละเอียดการเดินทาง (ขาไป - ขากลับ) แสดงทุกครั้ง — ตารางแจกแจงเส้นทาง วันเวลาออกจากบ้านพัก/วิทยาลัย ถึงสถานที่ราชการ/โรงแรมที่พัก
หน้าที่ 5 ใบรับรองการเบิกค่าเช่าที่พักเหมาจ่าย แสดงเฉพาะผู้ที่เบิกค่าที่พัก: สร้างแยกหน้าละ 1 คน สำหรับผู้เดินทางที่มียอดค่าที่พักมากกว่า 0 บาท
หน้าที่ 6 ใบรับเงินแทนใบเสร็จรับเงินค่าพาหนะ (แบบ บท.111) แสดงเฉพาะกรณีมีค่าพาหนะและไม่ได้ใช้รถยนต์ส่วนตัว: สร้างแยกหน้าละ 1 คนตามสิทธิ์ค่าพาหนะ
หน้าที่ 7 ใบสำคัญรับเงิน (ชดเชยค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนตัว) แสดงเฉพาะกรณีเบิกค่าน้ำมันรถยนต์ส่วนตัว: สร้างแยกตามจำนวนคันรถ โดยดึงชื่อและที่อยู่ของเจ้าของรถแต่ละคันมาแสดง
✨ เทคนิคการใช้งานหน้าพิมพ์เอกสารชุดเบิกล้าง (Interactive Print Features):
  • คลิกแก้ไขข้อความได้โดยตรง (Content Editable): ข้อความหลายจุดในหน้า 3, 4, 5, 6 และ 7 สามารถคลิกแล้วพิมพ์แก้ไขได้ทันที โดยระบบจะ แปลงตัวเลขอารบิก (0-9) เป็นเลขไทย (๐-๙) ให้อัตโนมัติขณะพิมพ์
  • คลิกเปลี่ยนวันที่รับเงินในตารางหน้า 3: ในตารางแนวนอน (หน้า 3) คอลัมน์ วัน เดือน ปี ที่รับเงิน สามารถคลิกที่วันที่เพื่อเปิดปฏิทินเลือกวันที่ใหม่ได้ และระบบจะอัปเดตวันที่รับเงินให้ครบทุกคนพร้อมกัน
  • คลิกเปลี่ยนชื่อผู้บริหารในหน้า 2: สามารถคลิกที่ชื่อรองผู้อำนวยการ หรือผู้อำนวยการ เพื่อเลือกเปลี่ยนรายชื่อจาก Dropdown โดยตำแหน่งด้านล่างจะเปลี่ยนตามอัตโนมัติ
8. การตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนสั่งพิมพ์ (Print Settings)

เพื่อให้เอกสารราชการทุกหน้าออกมาตรงตามแบบฟอร์มขนาด A4 โดยไม่ล้นหน้ากระดาษและไม่มีหัว-ท้ายกระดาษของเบราว์เซอร์ติดมา แนะนำให้ตั้งค่าหน้าต่างพิมพ์ของ Google Chrome หรือ Microsoft Edge ดังนี้:

⚙️ การตั้งค่าหลักในหน้าต่าง Print (Ctrl + P หรือ Cmd + P)
  • Destination (เครื่องพิมพ์): เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการ หรือเลือก Save as PDF หากต้องการเก็บเป็นไฟล์ PDF
  • Paper size (ขนาดกระดาษ): เลือกเป็น A4
  • Layout (แนวกระดาษ): เลือกเป็น Portrait (แนวตั้ง) (หมายเหตุ: หน้า 3 ที่เป็นตารางแนวนอน ระบบได้ตั้งค่าหมุนหน้ากระดาษอัตโนมัติไว้ให้แล้ว ไม่ต้องเปลี่ยนแนวกระดาษเอง)
📐 การตั้งค่าเพิ่มเติม (More settings) — สำคัญมาก!
  • Margins (ระยะขอบ): เลือกเป็น None (ไม่มี) หรือ Default (ค่าเริ่มต้น) (เนื่องจากระบบกำหนดระยะขอบมาตรฐาน 20 มม. ไว้ในตัวเอกสารแล้ว)
  • Scale (มาตราส่วน): เลือกเป็น Default หรือ 100%
  • Headers and footers (ส่วนหัวและส่วนท้าย): นำเครื่องหมายถูกออก (Uncheck) เพื่อไม่ให้มีวันที่และ URL เว็บไซต์ติดที่ขอบกระดาษ
  • Background graphics (กราฟิกพื้นหลัง): ติ๊กถูก (Check) เพื่อให้เส้นตารางและจุดไข่ปลาแสดงผลชัดเจน
9. คู่มือสำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin Panel)

สำหรับผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์ Admin สามารถคลิกที่เมนู ⚙️ ตั้งค่าระบบ เพื่อจัดการข้อมูลพื้นฐานของระบบได้ 4 ส่วนหลัก:

1. จัดการรายชื่อผู้บริหาร (executives.php)

กดปุ่ม ไปที่หน้าจัดการผู้บริหาร เพื่อเพิ่ม แก้ไข หรือลบรายชื่อผู้อำนวยการ และรองผู้อำนวยการ

  • หน้าที่รับผิดชอบ: เลือกเป็น ผู้อำนวยการ (แสดงในช่องผู้อนุมัติ) หรือ รองผู้อำนวยการ (แสดงในช่องผู้ตรวจสอบและรักษาการแทน)
  • ตำแหน่งย่อย: ระบุตำแหน่งเต็มที่จะนำไปแสดงในหน้าพิมพ์เอกสาร
2. ตั้งค่าค่าน้ำมันเชื้อเพลิงส่วนกลาง

ในการ์ด ตั้งค่าส่วนกลาง สามารถปรับเปลี่ยนอัตราชดเชยค่าน้ำมันเชื้อเพลิง (บาท/กิโลเมตร) ได้

  • ค่ามาตรฐานปัจจุบันคือ 4 บาท/กิโลเมตร
  • เมื่อกดบันทึกการตั้งค่า หน้าสร้างใบยืมเงินและหน้าพิมพ์จะใช้อัตราใหม่ในการคำนวณทันที
3. จัดการตำแหน่งและอัตราเบิกจ่าย

ตารางแสดงตำแหน่ง กลุ่มหมวดหมู่ อัตราเบี้ยเลี้ยง (บาท/วัน) และค่าที่พัก (บาท/คืน)

  • กดปุ่ม + เพิ่มตำแหน่ง เพื่อเพิ่มตำแหน่งใหม่ หรือกด ✏️ แก้ไข เพื่อปรับอัตราเบิกจ่ายและลำดับการแสดงผล (เลขน้อยแสดงก่อน)
4. จัดการผู้ใช้งานระบบ (Users)

เพิ่ม แก้ไขรหัสผ่าน หรือลบัญชีผู้ใช้งานระบบ

  • สิทธิ์ User: สร้างใบยืมเงิน, แก้ไขใบยืม, ทำใบเบิกล้างเงินยืม และพิมพ์เอกสารได้ทั้งหมด
  • สิทธิ์ Admin: ทำได้ทุกอย่างเหมือน User และสามารถลบรายการใบยืม รวมถึงเข้าเมนู ตั้งค่าระบบ ได้
10. คำถามที่พบบ่อย (FAQ) และการแก้ไขปัญหาเบื้องต้น

คำตอบ: ระบบออกแบบให้แสดงช่องกรอกที่อยู่ เฉพาะผู้ที่ต้องใช้ข้อมูลที่อยู่ในเอกสารแนบเท่านั้น ได้แก่ ผู้ที่เบิกค่าเช่าที่พัก (ต้องใช้ในใบรับรองที่พัก), ผู้ที่เบิกค่าพาหนะ (ต้องใช้ในใบ บท.111) หรือผู้ที่เป็นเจ้าของรถยนต์ส่วนตัวที่เบิกค่าน้ำมัน (ต้องใช้ในใบสำคัญรับเงิน) หากผู้เดินทางท่านใดเบิกเฉพาะค่าเบี้ยเลี้ยงอย่างเดียว จึงไม่จำเป็นต้องกรอกที่อยู่ครับ

คำตอบ:
  1. ในหน้า สร้างใบยืมเงิน ส่วนที่ 4 ให้ระบุระยะทาง (กม.) และระบุ จำนวนรถ เช่น 2 คัน ระบบจะเปิดช่องให้กรอกทะเบียนรถคันที่ 1 และคันที่ 2
  2. ในหน้า ทำใบเบิกล้างเงินยืม ระบบจะให้เลือก ผู้เบิกค่าน้ำมัน (เจ้าของรถ) ของแต่ละคันจากรายชื่อผู้เดินทาง และเมื่อสั่งพิมพ์ชุดเบิกล้าง ระบบจะออก ใบสำคัญรับเงิน แยกตามจำนวนคัน พร้อมแบ่งยอดค่าน้ำมันลงในตารางหน้า 3 ให้ตรงกับชื่อเจ้าของรถแต่ละคันโดยอัตโนมัติ

คำตอบ: ปุ่ม 📄 บันทึกใช้รถ จะปรากฏขึ้นเฉพาะรายการสัญญายืมเงินที่มีการระบุ ค่าน้ำมันเชื้อเพลิง (ระยะทางมากกว่า 0 กม.) ในส่วนที่ 4 เท่านั้น หากลืมกรอกค่าน้ำมัน สามารถกดปุ่ม ✏️ แก้ไข ที่รายการนั้นเพื่อเพิ่มระยะทางและทะเบียนรถ แล้วกดอัปเดตได้ครับ

คำตอบ: ตามระเบียบการเบิกค่าพาหนะเหมาจ่ายสำหรับรถแท็กซี่ (เที่ยวละ 200 บาท) ระบบจะคำนวณให้ เฉพาะตัวผู้ยืม 1 คนเท่านั้น (ไป-กลับ = 400 บาท) ส่วนพาหนะประเภทอื่น เช่น รถรับจ้างสามล้อ (50 บาท) หรือรถโดยสารประจำทาง ระบบจะคูณตามจำนวนผู้เดินทางทั้งหมดในตารางให้อัตโนมัติครับ

คำตอบ: แก้ไขได้ตลอดเวลาครับ โดยไปที่เมนู 📄 ใบเบิกล้างเงินยืม:
  • หากต้องการแก้ไขข้อมูลใบยืม (ชื่อผู้เดินทาง, เบี้ยเลี้ยง, ที่พัก, พาหนะ) ให้กดปุ่ม ✏️ แก้ไข
  • หากต้องการแก้ไขข้อมูลใบเบิกล้าง (เลขคำสั่ง, เวลาเดินทาง, ที่อยู่, ยอดใช้จ่ายจริง) ให้กดปุ่ม ทำใบเบิกล้าง ซ้ำที่รายการเดิม ข้อมูลล่าสุดจะถูกดึงขึ้นมาให้แก้ไขได้ทันที